Após a definição de um registro, ele pode ser subdividido para fornecer referências de dados mais detalhadas.

Por exemplo, em um arquivo de cliente de uma loja de departamentos, um registro completo pode conter todos os dados pertencentes a um cliente.
As subdivisões desse registro podem ser, por exemplo, nome do cliente, endereço do cliente, número da conta, número do departamento de venda, valor unitário da venda, valor unitário da venda, valor monetário da venda, saldo anterior e outras informações pertinentes.

As subdivisões básicas de um registro (ou seja, aqueles campos não subdivididos) são chamados de itens elementares.
Assim, um registro pode ser constituído por uma série de itens elementares ou ele próprio pode ser um item elementar.

Pode ser necessário fazer referência a um conjunto de itens elementares; assim, itens elementares podem ser combinados em itens de grupo.
Os grupos também podem ser combinados em um grupo mais inclusivo que contém um ou mais subgrupos.
Assim, dentro de uma hierarquia de itens de dados, um item elementar pode pertencer a mais de um item de grupo.

Um sistema de level-numbers (números de nível) especifica a organização de itens elementares e de grupo em registros.
Números de nível especiais também são usados para identificar itens de dados usados ??para fins especiais.